Глобальные вспышки вируса Covid-19: координация ваших бизнес-операций из дома

Posted by

Вспышка Covid-19 в Китае привела к крупнейшему в мире эксперименту по «работе из дома», поскольку предприятия были призваны подумать о том, как можно эффективно использовать своих сотрудников при минимальном физическом контакте. В настоящее время эта проблема начала сказываться на предприятиях по всему миру, поскольку инфекционный характер вспышки означал необходимость избегать публичных собраний, в том числе сотрудников, работающих в офисах или пользующихся общественным транспортом, чтобы добраться до работы. Все это в дополнение к запрету прочих общественных собраний.

Ситуация в Китае все еще сложная, еще не все сотрудники вернулись на свои рабочие места. Похоже, что ситуация в мировом бизнес-сообществе останется такой еще несколько месяцев. Так как же предприятия в Европе, Северной и Южной Америке, Африке, на Ближнем Востоке и в Азии могут справиться с локальным сокращением офисной и заводской работы, а так же управлять своими филиалами в Китае?

В этих условиях большинство вариантов стандартной деятельности предприятий, использующих традиционные методологии, временно не доступны. Руководителям предприятий с иностранными инвестициями в Китае пришлось совершать очень быстрые действия, чтобы преодолеть отставание. Это означало создание новых рабочих процессов, которые сокращают количество поездок персонала, но тем не менее обеспечивают соблюдение графиков работ. Способы удаленного сотрудничества работников так же пришлось пересмотреть. В этой статье мы рассмотрим методологию и технические решения для работы бизнеса, который “заперт” текущей ситуацией или должен начать подготовку к непредвиденным обстоятельствам.

Назначить и расширить полномочия директора по информационным технологиям

Предприятиям необходимо назначить ответственное лицо, которое будет действовать в качестве главного информационного директора (ГИД). Это должность для человека с высокой устойчивостью к стрессу, поскольку ГИД несет ответственность за инфраструктуру, на которую в значительной степени опирается удаленный офис, за бесперебойный обмен информацией в рамках всей организации, а так же за безопасность этой информации. Крайне важно, чтобы ГИД мог взаимодействовать со всеми сотрудниками компании, знать их местонахождение и текущую ситуацию, а также мог корректно распространять информацию, инструкции и оказывать помощь там, где это необходимо.

Обеспечение безопасности и эффективности ваших корпоративных IT-активов

В такое время приоритетом для IT-директора должно быть обеспечение безопасности конфиденциальной корпоративной информации. Сотрудники работают из дома. Могут ли они полагаться на существующую корпоративную инфраструктуру для выполнения своей работы? Зависит ли их организация от централизованных физических серверов, расположенных в серверных комнатах штаб-квартиры или в центрах обработки данных? Если да, могут ли ваши локальные сотрудники и сотрудники в Китае получить доступ к этим серверам достаточно быстро, чтобы выполнять свою работу в текущих условиях?

Если компания не внедрит четкую краткосрочную политику и не примет необходимые меры, чтобы позволить сотрудникам выполнять свою работу и укладываться в сроки, неизбежным следствием будет то, что сотрудники начнут прибегать к «некорпоративным» каналам обмена информацией. В Китае это будет означать «супер-приложение» Wechat. Другие варианты включают Messenger, Linked In, Whatsapp, Twitter, Viber, Yandex и многие другие приложения, популярные именно в вашей стране.

Опасность распространения корпоративного контента через такие каналы вряд ли необходимо объяснять. Компании должны сделать все возможное, чтобы как можно быстрее найти жизнеспособные альтернативы.

Варианты делятся на две основные категории: улучшение доступа к существующим корпоративным информационным центрам и быстрое создание новых корпоративных каналов для обмена информацией, которые не зависят от существующей инфраструктуры.

Первая линия мышления предполагает, что большая часть важной корпоративной информации и инструментов, используемых сотрудниками, находится на физических носителях, а не в «облаке» на таких платформах как MS Azure / Office365. Перемещение этих данных в краткие сроки невозможно, поэтому лучший способ облегчить доступ к этой информации – это повысить как скорость, так и безопасность подключения к этим данным для сотрудников, работающих вне офиса.

Доступ через RDP (который шифрует данные при передаче) может рассматриваться для систем, которые не основаны на браузере и не ограничивают доступ к безопасной офисной среде. Для тех систем, которые обычно ограничены доступом на уровне офиса, компании необходимо рассмотреть возможность установки VPN-подключений между компьютером каждого сотрудника и сервером Capstone, который может связываться с соответствующим корпоративным сервером. Для VPN должны быть разрешены только очень ограниченные источники назначения, чтобы минимизировать открытость системы для Интернета, и тем самым снизить риски нарушения безопасности в случае, когда сотрудники подключаются к более широкому кругу не корпоративных ресурсов. Компьютеры, работающие в таких удаленных средах, должны быть защищены инструментами, включая антивирусное программное обеспечение, поскольку многие ноутбуки больше не находятся внутри периметра безопасности вашей офисной среды. Антивирусное программное обеспечение, установленное в вашем офисе, может перестать обновляться в режиме реального времени, если ноутбуки находятся за пределами офиса, поскольку определенные виды развертываний допускают обновления только из ресурсов внутренней сети. Bitlocker – это еще один инструмент, который следует рассмотреть, поскольку вероятность того, что ноутбук может быть потерян или украден, серьезно возрастает, когда большое количество персонала работает удаленно. BitLocker повышает уровень безопасности доступа, шифруя информацию, хранящуюся на локальном жестком диске компьютера.

Мы можем предположить, что на скорость доступа к данным не лучшим образом повлияют сотрудники, работающие вне обычной корпоративной среды, поскольку скорость интернета, скорее всего, будет существенно ниже. Наша фирма Dezan Shira & Associates в эти недели насчитывала более 300 сотрудников в Китае, работающих из дома. Мы обнаружили, что использование Интернета через точку доступа 4G путем подключения ноутбука сотрудника к мобильному телефону в значительной степени решило эту проблему.

Популярные облачные и гибридные облачные решения

Другим вариантом, доступным для компаний, является поиск доступных альтернатив, чтобы уменьшить чрезмерную зависимость от корпоративной инфраструктуры, но это может затруднить доступ к ним сотрудников в Китае и любых других удаленно работающих сотрудников. На данный момент наиболее популярными являются Microsoft Office365 (для иностранных компаний с сотрудниками в Китае), DingTalk от Alibaba и WeChat Work от Tencent (для китайских компаний, которым требуется более локальное решение). Другие варианты, такие как Slack, также переживают большой всплеск популярности. По сути, эти сервисы предоставляют набор корпоративных инструментов для общения и совместной работы, которые напрямую связаны с глобальным каталогом данных компании, но не полагаются на данные, хранящиеся на её физических серверах. Эти “облачные” решения могут быть легко доступны сотрудникам в любом месте и в любое время.

Возьмем Office365 в качестве примера. Данная платформа предоставляет широкий спектр функций для поддержки удаленной работы в качестве побочного продукта ее основного назначения. SharePoint Online (SPO) – это облачный инструмент для хранения и управления корпоративной информацией, который можно использовать во многих других приложениях. Microsoft Teams – это инструмент для общения и совместной работы, который синхронизируется с SPO, чтобы предоставить пользователям широкий спектр функций. Teams обеспечивает стабильную возможность конференц-связи между коллегами, находящимися как внутри, так и за пределами Китая. Другие инструменты, такие как Flow (теперь переименованный в PowerAutomation), позволяют компаниям быстро реорганизовывать и оптимизировать свои бизнес-процессы для решения задач удаленных сотрудников.

Что еще более важно, Office365 позволяет компании управлять различными аспектами своего бизнеса на одной универсальной платформе – электронная почта, обмен файлами и доступ к ним, а также совместная работа сотрудников – все они интегрированы в одну платформу и отличаются высокой степенью надежности и безопасности. Эта платформа также гарантирует, что вся информация, которую она содержит, контролируется в соответствии с собственными требованиями безопасности и политикой компании. Это одно большое преимущество для соблюдения как местных законов и правил, так и договорных обязательств с клиентами.

Для бесплатной пробной версии Microsoft недавно представила специальное предложение из определенных инструментов в составе продуктов Office365. Очевидно, что их план состоит в том, чтобы потенциальные клиенты, которым стало удобно работать на этой платформе, затем зарегистрировались на платном сервисе (с уже полной функциональностью). Teams предлагается бесплатно на шесть месяцев, а пакет Office365 E1 (который включает в себя электронную почту, SPO, Flow, Teams) предлагается бесплатно на три месяца. Существуют различные опции в зависимости от того, хочет ли ваша компания использовать эту функциональность в специальной «китайской» версии Office365 или в стандартной мировой версии.

Испытываем традиционные модели работы – нажмите на новые области роста!

Упомянутые выше варианты представляют планы “пожаротушения” на краткосрочную перспективу, которые могут обеспечить эффективную работу ваших сотрудников. Тем не менее, благодаря продуманному планированию и внедрению они также могут стать основой для вашей долгосрочной облачной или гибридной облачной IT-инфраструктуры. Хотя вспышка Covid-19 представляет собой краткосрочную проблему для предприятий, в среднесрочной и долгосрочной перспективах она может фактически послужить для них катализатором в принятии концепции удаленной работы, дополненной широким спектром уже доступных технологических инструментов для увеличения эффективности работников. Действительно, это может стать последним гвоздем в гроб некоторых «традиционных отраслей» – розничной торговли строительными материалами, аренды офисов и даже отделений банков, обслуживающих клиентов.

Если вы являетесь ГИД в мультинациональной корпорации, то для вас тоже существуют возможности. Китай потенциально может стать вашей «чашкой Петри» для экспериментов с соответствующими облачными инструментами, подходящими для удаленной работы, которые (в случае успеха) впоследствии можно будет легче применять в более устойчивых к изменениям секторах вашей организации за пределами Китая. В прошлом году Китай стал пятой страной, которая коммерциализировала 5G (после Южной Кореи, США, Швейцарии и Великобритании), предоставив лицензии 5G для коммерческого использования четырем операторам связи в стране. Это будет способствовать дальнейшему ускорению внедрения цифровых инструментов и платформ, обеспечивающих удаленную работу в безопасной среде.

Консультационные услуги в области технологий

Технологические службы Dezan Shira & Associates призваны помочь компаниям любого размера найти решения для повышения эффективности их информационных и технологических систем. Мы можем обеспечить ваш бизнес информационными системами IT и ERP, облачными услугами, IT-инфраструктурой, IT-консалтингом и услугами службы поддержки. Все эти услуги призваны помочь вашему бизнесу сосредоточиться на его основных целях.

Пожалуйста, напишите нам по адресу info@dezshira.com или посетите наш веб-сайт www.dezshira.com.

Данная статья «Управление вашим бизнесом в Китае во время вспышки заразной болезни» была адаптирована из текущего англоязычного выпуска журнала China Briefing Magazine. Его вы можете бесплатно скачать ниже

 
 

Related Reading

 

About Us

Russia Briefing is written by Dezan Shira & Associates. The firm has 28 offices throughout Eurasia, including China, Russia, India, and the ASEAN nations, assisting foreign investors into the Eurasian region. Through our membership of the Leading Edge Alliance, we also have partner firms throughout Africa and have numerous Russian and African clients. For enquiries please contact us at russia@dezshira.com or visit us at www.dezshira.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *